A ficha do imóvel: o documento que acelera cada intervenção a distância

Num imóvel cuidado a distância, cada intervenção começa com as mesmas perguntas: onde está o registro de água, qual é o código do prédio, em qual número falar com a administradora, como se desliga a caldeira. Feitas em plena emergência, de outro fuso horário, essas perguntas custam dezenas de minutos, e os minutos pesam muito num dano de água. A ficha do imóvel responde a tudo, por você: uma página com o essencial operacional, mantida atualizada, conhecida por quem intervém. É o documento menos espetacular e mais rentável da intendância.

O que vai numa ficha do imóvel?

A ficha se organiza em cinco blocos, sempre na mesma ordem:

• O acesso: endereço completo, código do prédio, interfone, andar, número da unidade no condomínio, particularidades da porta, volta dupla na chave, olho mágico conectado, localização de eventual cofre de chaves.
• Os pontos de corte e os medidores: registro geral de água, disjuntor principal, medidor de eletricidade e seu número, hidrômetro e seu número, entrada de gás, dreno da caldeira. Um plano simples, anotado à mão, resolve.
• Os equipamentos e suas particularidades: caldeira e a marca, aquecedor, persianas, alarme, irrigação automática, piscina e sua casa de máquinas. Cada linha traz o gesto que salva: como cortar, como deixar em segurança.
• Os contatos: administradora e o gerente responsável pelo seu prédio, seguradora e número da apólice, administrador locatício se houver, encanador e eletricista de confiança, vizinhos de confiança, zelador do prédio.
• Os contratos e as chaves: seguro, eletricidade, água, gás, internet, com datas de renovação; jogos de chaves referenciados, quem guarda o quê, onde está a cópia.

Essa ficha se anexa naturalmente ao mandato de intendância como peça complementar: é ele que diz quem pode usá-la e para quê.

Por que uma página datada vale mais que uma pasta?

Existe a tentação da pasta completa: manuais de todos os aparelhos, faturas de dez anos, plantas quadriculadas. A experiência da intendância diz o contrário: na emergência, ninguém folheia. A ficha útil cabe numa página, lida em um minuto, datada a cada atualização. A pasta completa tem seu lugar, guardada, para a seguradora e o contador; a ficha vive no campo.

A data, sobretudo, marca a diferença entre uma ficha e uma ilusão. Um código de prédio trocado, uma caldeira substituída, uma administradora que se foi: uma ficha que envelhece engana quem confia nela. Datar cada linha e conferir as localizações ao longo das visitas de controle mantém o documento na realidade.

Como a ficha serve no dia a dia?

Três cenários mostram o retorno. O primeiro é a emergência: um dano de água descoberto a distância começa fechando a água; a ficha diz onde está o registro, e o primeiro a agir, vizinho, zelador ou artesão, age sem precisar falar com você antes. O segundo é a intervenção corrente: um artesão que recebe a ficha junto com o orçamento abre, corta, intervém e fecha sem esperar ao telefone, um encadeamento que nosso artigo sobre a presença durante uma intervenção detalha. O terceiro é o administrativo: número da apólice e contato da administradora à mão, a comunicação e a cobrança saem no mesmo dia.

A ficha completa ainda o dispositivo descrito em quem pode cuidar do seu imóvel: os apoios mudam, a ficha fica, e cada novo prestador começa com um mês de vantagem.

Quem redige a ficha, e quando relê-la?

A ficha se redige uma vez, durante uma visita, com o proprietário ou a partir das informações dele, e se relê em ritmo fixo: a cada estação, como prescreve o ritual de abertura e fechamento, e a cada mudança, de administradora, seguradora, caldeira, código. A checklist de manutenção anual oferece o momento ideal: o grande giro anual confere as localizações e atualiza a ficha na sequência.

Para montar essa ficha no seu imóvel, a French Realty oferece um estudo personalizado gratuito: seu interlocutor dedicado levanta o essencial numa visita, redige a ficha, a data e a coloca a serviço dos apoios que você escolher, com cada missão orçamentada por escrito.